二手车行业:二手车管理软件VS电算化软件

 一、二手车管理软件比较注重软件的内部控制功能，体现先进的管理思想

　　二手车管理软件比较注重内部控制功能。二手车经销商管理软件设计得好，就有利于互相牵制、互相监督，就有利于加强管理，堵塞漏洞。许多地方，看似无关紧要，可一旦你对它有了了解，就会觉得它先进的管理思想。高品质的内在质量，并不体现在二手车经销商的广告宣传上，也不体现在漂亮的界面上，而是体现在实实在在的功能上，体现在许多细节中，体现在系统清晰的控制思想上。

　　反观电算化软件购销存系统的发展，大多是以财务软件为中心的外围扩展。财务软件的设计更初基本上是从模拟手工开始的，很难谈得上有先进的思想，有的甚至是手工的翻版，以后版本的改进与提高，也很难完全消除这种模拟手工处理的痕迹，只是达到了满足日常核算的要求而已，很难体现先进的管理思想。

　　与电算化软件相比，二手车管理软件更注重经营的管理与控制。例如，在销售与应收账款子系统，用户可以给各客户设定贷项限额、赊销期、可享受的销售折扣与现金折扣等(一般由权限较高的主管设定)。输入客户订单后，系统将自动检查该客户的欠款有无超过赊销期、原有欠款加上本次订货金额有无超过其贷项限额，超过的订单将被挂起，直到客户归还欠款或经有关主管特别批准才能发货。客户的订单通过了上述审核后，系统才允许开出销售单通知展厅发货。展厅发货必须以销售单为依据。发货资料从存货管理子系统输入，一经确认，系统自动按标准成本扣减存货，并编制自动转账凭证

　　借：车辆销售成本

　　贷：产成品

　　科目代码及摘要均可由用户事先定义，送总账处理子系统入账。同时，由销售与应收账款子系统开出销售发票(根据经确认发货的销售单和已定义的各车辆销售价格自动开出，销售人员可给予客户折扣，但折扣不得超过该客户预定的折扣率)，登记客户的应收账款，并编制自动转账凭证

　　借：应收账款，

　　贷：车辆销售收入，

　　应交增值税---销项税;(其中“应交增值税---销项税”由系统根据初始化时定义的税率计算)，

　　送总账处理子系统入账。又如，在业务与成本管理子系统，系统提供多步骤业务管理功能。用户可以按车辆构成和费用预算定义各步半成品和产成品的成本结构，系统可自动计算各车辆标准成本。系统只有接到业务定单才允许发料。输入经批准的业务定单后，系统自动按已定义的车辆配方计算并向展厅发出整备通知。非经有关主管特殊批准，实际整备不得超过标准用量的10%。车或半成品一旦领出，系统自动按标准成本扣减存货并计入该业务单的业务成本。半成品或产成品检测入库(对多步骤业务中的半成品，从一个业务步骤转入另一步骤，尽管没有真正入库，为计算成本作逻辑入库后再领取半成品处理)，系统自动按标准成本扣减业务成本，增加相应存货，并计算出车辆成本差异，以便管理人员进行分析与控制。可见，二手车管理软件不仅有完善的财务核算与业务处理功能，而且很注重业务处理过程中的管理与控制。软件不仅为管理人员提供管理信息，而且本身也执行不少管理控制。

　　体现先进的管理思想，还有一层含义，那就是软件要结构清晰，不能太复杂。要便于使用，不能比手工处理还麻烦。软件不可能把二手车经销商方方面面的处理完全都包括在内。计算机还代替不了人。因此，在软件设计开发时要考虑某一种处理是否适合由计算机来完成，如果由软件来完成比较困难，增加了软件的复杂性，有损于软件整体思想，就应该换个角度，看能否从其他方面予以处理和控制。二手车经销商管理软件不是无所不能的，它不能实现管理的全自动化，不能解决二手车经销商的所有问题。对此，用户应该有所认识，适合机器来做的可用软件完成，不适合的就要人工干预。不要让软件无所不包，无所不有。即使是适合计算机来完成的工作，一个软件商也不可能方方面面都做得好。软件开发要有主次，技术上、功能上有自己的特色，有自己的竞争优势。想做好的事太多，反而样样都做好。有的软件号称有几百个上千项功能，这有必要吗?很可能主次不分，没有特色，这样的软件不一定是好软件。

      二、二手车管理软件适应现代审计的要求，具有充分的保留和提供审计线索的功能

　　在会计电算化程度较高的国家，例如美国，软件是否具有充分的保留和提供审计线索的功能，已成为对二手车管理软件进行评价的更重要标志之一。显而易见，一个理想的管理软件必须具有充分的保留和提供审计线索的功能。在初始录入凭证时有一条记录记载，在改动、删除时，并不是在原记录上变动，而是另有记录反映。这样，你在查询时，同一笔业务有哪些改动，在什么时间改动的，谁操作的，在哪项功能中变动的，均可查出。每一笔处理都留有痕迹，这就为审计工作提供了线索和方便。

　　如果财务软件设计时未考虑审计要求，基础数据变动也无任何痕迹，这就使得审计难以进行。目前我国许多软件缺乏这方面的思考，财务软件的设计和开发未充分考虑审计人员的特殊要求，会计电算化与审计处于一种“脱节”状态，这将严重影响我国管理软件特别是财务与审计工作的发展，不能适应现代审计的要求。

　　三、二手车管理软件集成化程度高

　　二手车管理软件，集二手车财务管理一体化。帮助二手车经销商全面管理车辆帐、资金帐、往来帐、费用帐，清晰地了解每一件车辆、每一分资金、每一笔欠款、每一笔费用以及盈亏的来龙去脉，为二手车经销商提供良好的信息管理渠道，更大程度的保障二手车经销商业务处理的流畅和安全，促进二手车经销商的高效运作。财务子系统虽然不像电算化软件那样，占有整个系统很大的比例，但它与其他子系统确是高度集成的，真实实现了物流、资金流和信息流的统一。二手车管理软件作为二手车经销商管理系统的一个有机组成部分，软件都是对整个二手车经销商而设计的。所用数据都是从业务等业务开始，财务部分与业务、采购、销售、库存等等环节紧密相连，一环扣一环，真正作到了无缝连接。比如二手车管理软件中的财务部分，销售是从订立销售合同开始，在实际开销售发票和提货出库时，系统都自动进行帐务处理，自动生成记帐凭证传到财务部分，财务人员可以自动审核、记帐，也可以人工干预，但数量等数据必须与销售部门一致。这样就保障了销售与帐务处理的一致性。二者同一数据源，不会发生二者不一致的情况。

　　电算化软件二手车系统，大部分是以财务软件为核心，在帐务处理的基础上扩充，加上采购、固定资产等等部分，算是一个财务软件，再扩充到销售、采购等等，整个系统并不平衡，而且由于是一步步扩充的结果，很容易拘泥于原来的设计框架，一切围绕财务转，缺乏通盘考虑。各子系统之间并不能完全作到无缝连接、信息集成。因而，应充分认识到软件开发关键还在于软件的设计，设计时要有整体、全局、系统和集成的观念，各个子系统应有机地结合起来，组成一个集成优化的管理软件。软件设计好了，以后开发才有前景。

　　电算化软件的各子系统也注意了信息的共享，但较多还是属于一种各单项管理集合的离散型管理软件。各子系统一般仅围绕着自身的业务处理进行设计，缺乏全局的系统化设计思想，子系统间仅通过访问有关数据库实现信息共享。二手车管理软件围绕着二手车经销商经营的供、产、销这个主线，对有关的业务通过软件规范其管理和控制，集成管理的设计思想较强。以“供”这个环节为例，在采购与应付账款管理子系统，有关部门可输入定购单。定购单经采购部门审批并选择供应商后，系统可打印出购货订单向供应商订货。收货必须以订单为依据，并进行勾销，收货量与订单数量差异超过10%，会发出警告。材料验收入库时，在存货管理子系统输入收货资料，系统自动按标准成本增加该料库存，并编制自动转账凭证(借：车，贷：应付账款---中间账户)，送总账处理子系统入账。收到供应商发票后，在采购与应付账款管理子系统输入发票资料，并可通过系统核对购货订单、收货单和供应商发票，三者一致，则可确认此项应付账款，同时编制自动转账凭证(借：应付账款---中间账户，借：材料成本差异，借：应交税金---进项税。贷：应付账款---正式户)，送总账处理子入账。应付账款中的中间户反映的是已收料但未收到发票或订单、收货单、发票三者不一致的材料标准成本，而正式户反映的是已收到发票且经核对的真实债务，付款业务通过货币资金管理子系统执行。付款以应付账款子系统中各供应商的应付账记录为依据，按发票逐笔勾销(全付时)或扣减(付部分时)。系统可打印支票。确认付款后，系统自动扣减付款账户的余额，并编制自动转账凭证(借：应付账款---正式户，贷：银行存款)，送总账处理子系统入账。“供”环节涉及采购与应付账款管理、存货管理、货币资金管理和总账处理等多个子系统，子系统间按集成管理要求设计，不是简单地叠加。“产”与“销”环节也类似。可见，ERP软件把业务管理与财务核算延伸到了供、产、销各个经营环节，各子系统间有机集成，不仅使管理控制严密，而且财务数据随经营活动实时进入系统，动态地反映了二手车经销商的经营情况，可全方位地反映、控制和优化二手车经销商的资源。

　　四、二手车管理软件更灵活、更

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